iPad per il lavoro – parte 3

La configurazione del calendar utilizzando l’account Google permette la gestione degli appuntamenti, ma lascia da parte 2 funzionalità di collaborazione che siamo ormai abituati a considerare collegate al calendario: posta e compiti (tasks).

In questo post vediamo 1 app per la gestione dei task, sempre utilizzando Google e la configurazione della posta elettronica per un utilizzo condiviso da iPad e PC.

Condividere i tasks

Google calendar offre, come servizio aggiuntivo di calendar, la gestione dei task.

Questa gestione, purtroppo, anche se collegata al servizio calendar, costituisce un servizio a se stante e non dispone di strumenti che permettano un suo semplice utilizzo da client di posta come Outlook o Mozilla Calendar (Lightning).

L’unico modo per gestire i task da pc, sia esso Windows o Linux, senza rivolgersi a prodotti commerciali specifici, è quello di utilizzare direttamente l’interfaccia web.

Per l’iPad, invece, esistono differenti apps che si integrano con il servizio Google Tasks e, tra tutte, consiglio GeeTaks.

Questa piccola apps è disponibile in versione gratuita e in 2 versioni a pagamento. La versione gratuita è ottima per un test iniziale, ma avendo un limite sul numero di tasks gestibili, è difficilmente utilizzabile in modo definitivo.

Le 2 versioni a pagamento sono per un utilizzo personale e, in versione pro, per un utilizzo con le funzionalità aziendali di Google Task, che consentono di assegnare tasks a varie persone e stabilire la visibilità degli stessi a livello di dominio aziendale.

Per una piccola azienda, in cui non vi siano particolari problemi di riservatezza sui tasks, la versione normale può essere sufficiente utilizzandola in questo modo:

• si crea un account Google apposito per la gestione dei tasks
• si crea una categoria per ogni persona, in modo da suddividere i task tra i vari dipendenti posizionandoli nella categoria corrispondente
• ogni utente dispone di username e password dell’account e può gestire i propri task, come assegnarli ad altri
• si configura GeeTasks su iPad e iPhone inserendo username e password e si gestiscono i task anche con questi strumenti

Se l’accesso completo per tutti risulta troppo invadente l’unica soluzione è di passare ai servizi a pagamento di Google per aziende.

Posta sempre on line

Per avere un costante accesso alla posta aziendale o personale sia da pc che da iPad, vi sono solamente 2 soluzioni: webmail e IMAP.

La prima, a seconda del programma di webmail utilizzato, potrebbe essere poco utilizzabile da tablet.

La seconda, invece, utilizzando certe accortezze, è perfetta per avere l’accesso alle proprie e-mail sempre attivo.

Dopo aver richiesto i dati per l’accesso a IMAP al provider di posta (o al sistemista del’azienda), si può andare nelle impostazioni dell’iPad e cliccare su “posta, contatti, calendari” e si possono seguire le seguenti istruzioni:

• Si clicca su “Aggiungi account…”
• Si clicca su “Altro”
• Si clicca su “Aggiungi account Mail”
• Si compilano tutti i campi con i dati richiesti, avendo cura di impostare le configurazioni per la tipologia “IMAP”

Dopo questi passi si è in grado di accedere alla posta in arrivo, tuttavia è necessario impostare ulteriori configurazioni per far si che posta inviata, cestino e bozze siano condivise tra pc e iPad.

Andando su modifica account e “Avanzate” si possono impostare le cartelle in cui vengono messi tali messaggi. Queste cartelle devono:

• coincidere con le impostazioni del client di posta del proprio pc
• esistere già sul server (eventualmente createle da pc o da webmail)
• coincidere anche con le impostazioni della webmail (se disponibile)

Se queste cartelle sono impostate correttamente avrò sul pc ogni e-mail inviata da iPad e su iPad ogni e-mail inviata da pc.

Ultimo problema: lo spazio.

IMAP è pensato per lasciare tutte le e-mail sul server, in modo che siano sempre disponibili da ogni dispositivo. Lo spazio su server, tuttavia, è spesso limitato e molti provider danno solo pochi GB. Per risolvere questo problema ci si pone la domanda: quando sono in giro ho bisogno delle e-mail già gestite e vecchie di vari mesi?

Se la risposta è no posso lavorare in questo modo: nella cartella “Posta in arrivo” tengo solamente le e-mail nuove o da gestire (risposte da fornire, cose da fare). Le altre le archivio nelle “Cartelle locali” sul pc. Non saranno più disponibili dal mio iPad, ma è anche vero che:

• le ho già gestite, se mi servono posso anche aspettare di tornare al mio pc o fare in modo che qualcuno me le invii nuovamente
• avendo a disposizione la posta inviata, probabilmente l’e-mail che cerco presente nella risposta data

Ultimo avviso: attenzione che anche la posta inviata occupa spazio e, pertanto, potrebbe essere necessaria una pulizia periodica.